Les trésoriers cherchent constamment à rationaliser leurs structures de comptes et à centraliser leurs opérations. Ils peuvent y parvenir en recourant aux comptes virtuels, qui offrent de nombreux atouts, mais ont jusqu’ici un peu échoué à pénétrer leur marché. Pourquoi ? Chris Gibson et Thomas Finkelsztejn livrent leur analyse.
Les comptes virtuels évoluent, au gré des innovations technologiques, pour offrir la possibilité aux entreprises de rationaliser leurs structures de comptes et de bénéficier de processus fluides et intégrés entre la comptabilité et la trésorerie. Le principal avantage des comptes virtuels consiste à concentrer l’activité sur un seul compte physique, tout en conservant la possibilité de rapprocher les transactions à un niveau plus granulaire (par exemple, par entité ou par client). En fournissant une meilleure visibilité sur l’activité, les comptes virtuels facilitent tant la gestion des créances que de celled de l’endettement et des placements de trésorerie. Ils soutiennent également les projets de centralisation de trésorerie.
Avantages des comptes virtuels
Un premier avantage des comptes virtuels est d’autoriser des ouvertures de comptes sans être résident. La formule est donc intéressante pour les entreprises internationales, dans la mesure où elle permet de déployer facilement et à moindre frais une structure de cash pooling.
Les comptes virtuels servent également à centraliser les flux de paiements, avec la possibilité d’ouvrir, de fermer ou de modifier autant de comptes virtuels que nécessaire et de les hiérarchiser sans avoir besoin de renseigner une lourde documentation KYC.
En outre, les comptes virtuels offrent les mêmes fonctionnalités de reporting bancaire que des comptes traditionnels, via les canaux Swift, les formats Camt et autres. La digitalisation de la trésorerie, menée dans le cadre d’un projet de comptes virtuels, permet ainsi de centraliser les flux de trésorerie et de réaliser des économies d’échelle. A la clé, une visibilité accrue et une plus grande maîtrise des volumes de transactions.
Inconvénients des comptes virtuels
Malgré ces avantages et la relative maturité de ces solutions, les entreprises tardent à adopter les comptes virtuels. Quelques raisons expliquent cette lenteur d’adoption.
Le premier problème est que toutes les banques ne sont pas toutes au même stade de développement sur ce produits. Leurs établissements régionaux ont des capacités de service différentes selon les zones géographiques. Toutes les banques ne proposent pas de comptes virtuels, du moins pas de façon homogène. Dans certains cas, les banques ne développent pas prioritairement cette offre en raison d’une faible demande. Par exemple, les banques régionales situées dans des pays où les restrictions légales sont importantes et où les comptes physiques sont obligatoires voient l’avantage des comptes virtuels annihilé. Dans d’autres cas, c’est une question de capacité technique. L’émission de comptes virtuels ajoute une nouvelle couche de complexité de réconciliation pour le prestataire.
Le deuxième problème est l’incertitude et la méfiance des entreprises envers toute évolution significative de leur modèle de trésorerie. En effet, les banques doivent tenir compte de l’appétit pour le risque des clients face au changement. Par exemple, le codage des comptes physiques et virtuels n’est pas toujours le même, ce qui peut générer des problèmes pour l’entreprise si la banque n’a pas configuré les liens correctement.
Le troisième problème est la difficulté d’implémentation. Les projets de compte virtuels peuvent s’étaler sur plusieurs mois, voire prendre plus d’un an, selon l’entreprise et les ressources internes disponibles. Les équipes auront besoin d’une formation approfondie pour être en mesure de prendre le contrôle total et de bénéficier de tous les avantages de la structure de comptes virtuelle. En outre, la solution nécessite un certain degré de sophistication de la trésorerie. Certains outils sont nécessaires, comme un TMS, pour une utilisation maximale de la solution. L’adoption des comptes virtuels exige beaucoup d’efforts de la part de la trésorerie en termes de temps et de coûts de migration.
Enfin, les comptes virtuels sont assez peu reconnus comme une architecture de paiement innovante et, force est de reconnaître, que l’intérêt d’une banque n’est pas forcément de pousser la solution si son client n’a pas beaucoup de comptes à la concurrence.
Existe-t-il un client idéal pour les comptes virtuels ?
A première vue, les comptes virtuels sont une bonne solution pour toutes les entreprises qui souhaitent innover. Le produit peut être utilisé par une jeune start-up qui souhaite initier une architecture flexible, en prévision de sa complexification future.
Les comptes virtuels intéresseront également les entreprises plus matures, pour simplifier la structure de la trésorerie, optimiser l’efficacité de la gestion de la trésorerie et faciliter les intégrations post-acquisition. Les candidats sont nombreux : des organismes de formation aux enseignes de commerce, en passant par les organismes de prêt, les distributeurs de matériel électronique et, d’une manière générale, toutes les entreprises intervenant dans le domaine du B2B !
Les comptes virtuels permettent aux entreprises de personnaliser la chaîne de virements et d’encaissements, ce qui simplifie le réexamen d’une architecture de trésorerie !
Les entreprises qui sont en train de revoir le nombre de leurs partenaires et de comptes bancaires devraient étudier l’intérêt des comptes virtuels, car ils offrent un service de qualité et leur mise en œuvre s’inscrit parfaitement dans cette transition.
Les comptes virtuels ne sont pas une solution isolée. Ce qui rend ces structures puissantes, c’est leur connectivité avec d’autres dispositifs liés au encaissements en espèces, aux paiements, aux recouvrements, aux flux et aux devises. Cette solution complète a le pouvoir de transformer un service stratifié en un outil commercial efficace et puissant. Une entreprise qui cherche à réorganiser sa chaîne de paiement serait bien avisée de regarder le sujet.
Quand passer aux comptes virtuels ?
Les numéros de référence virtuels ont ouvert la voie à des offres de comptes virtuels plus holistiques qui rationalisent les structures de compte. Ces offres constituent de véritables solutions de bout en bout qui sont transparentes, accessibles et intégrées. Selon nous, les comptes virtuels font partie d’une vision futuriste de la trésorerie et de la transformation numérique qui est et sera nécessaire pour centraliser les flux tout en conservant visibilité et contrôle.
La mise en œuvre plutôt lente des comptes virtuels s’explique par le facteur humain et l’ampleur d’un projet touchant l’ensemble de la fonction trésorerie. La transition entre le modèle traditionnel et le modèle virtuel nécessite des compétences techniques et un accompagnement dans la mise en œuvre et donc des ressources humaines pour l’intégration informatique. Le moment idéal pour effectuer la transition dépend finalement de la situation spécifique de chaque entreprise, mais les avantages des comptes virtuels attendent ceux qui sont prêts à franchir le pas.