Frais bancaires – En observant que les services de cash management fournis par les banques aux entreprises constituent somme toute une gamme assez classique et homogène, il est légitime de se demander pourquoi leur règlement échappe au circuit classique d’approbation de la facture, écrit Tamir Shafer, Senior Director, Redbridge DTA.
Contrairement aux autres fournisseurs de l’entreprise soumis à un contrôle scrupuleux de leurs prestations, les banques n’ont pas à attendre pour être réglées. Elles envoient pourtant une facture, conformément à la législation. Aux Etats-Unis, les banques transmettent chaque mois un rapport détaillant les services fournis, en indiquant les volumes, le prix unitaire de chaque service et le montant global à régler par le client. Ce rapport se nomme account analysis statement.
Malgré cela, sur plus de cent entreprises américaines dont Redbridge a analysé les relations bancaires, seulement six suivaient un processus de vérification de la facture de cash management aussi exigeant que celui en place sur les autres factures. De nombreuses raisons sont communément avancées par les trésoriers pour expliquer cette faible statistique. Verbatim : « Il n’existe pas de méthode simple pour valider les volumes reportés sur chaque ligne de facturation ». « La banque se règle elle-même par prélèvement sur le compte de l’entreprise ». « La facture est générée automatiquement par un système information, il y a donc peu, s’il y en a, peu d’erreurs ou d’imprécisions ». « Nous considérons qu’un simple coup d’œil sur le montant global de la facture bancaire est suffisant ». « La rémunération des dépôts compense la plupart des commissions de services prélevées, quoi qu’il en soit ». « Ce n’est pas une priorité. Nos équipes trésorerie n’ont ni le temps ni la ressource pour vérifier ces factures ».
Ces remarques sont-elles justifiées ? En abordant la question sous un autre angle, quel département doit être désigné comme responsable de la vérification et la validation de la facture de cash management : le département comptable ou bien le département trésorerie ? Nous laisserons à chacun le soin d’approfondir ou non cette question, pour nous concentrer sur l’examen de cette affirmation : « La facture bancaire ne contient que très peu d’erreurs ».
Au cours de nos recherches, nous avons remarqué en moyenne que pour 100 lignes de facturation, les banques faisaient en moyenne 4,68 erreurs. Les erreurs les plus communément recensées sont les suivantes : erreurs de calcul ; modification de tarifs ou de taux de rémunération des dépôts sans accord préalable ; facturation d’un même service en de multiples reprises ; tarif ne reflétant pas la grille décroissante de prix par les volumes ; ajout de services sans accord du client.
Après avoir analysé plus de 300 comptes l’an dernier, nous avons remarqué que le montant des erreurs représentait en moyenne 5,5 % de la facture bancaire, avec des écarts variant de 1 à 12 selon les banques.
Kristen Seduski, trésorière de la chaîne de magasins Belk Inc., a fait le choix de déléguer à une tierce partie la vérification de sa facture bancaire plutôt que de remettre cette charge à son département trésorerie ou comptable. Pour elle, vérifier de multiples factures bancaires chaque mois et s’assurer que les prix, les services et les volumes sont corrects constitue une tâche trop prenante pour son équipe trésorerie, en particulier en raison de ses plus hautes priorités, ses ressources limitées et son manque de temps.
Elle ajoute que le coût du logiciel de vérification des frais bancaires est plus coûteux que recourir à une tierce partie. « Toutes les banques avec lesquelles j’ai travaillé comprennent lorsque je leur remonte une erreur de facturation. Elles ont toujours recrédité notre position pour réparer leur erreur. Les commissions et le temps que mon équipe économise dépasse largement le coût de mandater une tierce partie pour faire ce travail », selon elle.
Quelque soit la stratégie retenue, il est clair qu’une vérification régulière de la facture bancaire s’impose. Une banque reste une banque, mais c’est avant tout un fournisseur. S’assurer que sa facturation est appropriée ne réduit en aucun cas la valeur de la banque. Cela ne fait que garantir que la banque ne se soustrait pas au processus important d’accord sur le paiement d’un fournisseur.