La capacité d’un logiciel à fournir une analyse pertinente sur les frais de cash management dépend avant tout des connaissances accumulées sur la manière dont chaque banque nomme et facture un service donné, estime Gaëlle Parquic, Associate Director chez Redbridge Analytics.
– Pourquoi les trésoreries modernisent-elles la manière dont elles contrôlent leurs frais bancaires ?
– Les motifs qui poussent une trésorerie à adopter un outil de vérification des frais bancaires sont divers : volonté d’automatiser une procédure fastidieuse, de préparer une renégociation bancaire ou encore de s’assurer de la bonne application d’une grille tarifaire récemment négociée. Ces outils améliorent l’accès et la compréhension qu’à la trésorerie de l’ensemble des frais de cash management payés par l’entreprise à ses banques. Ils apportent également une aide pour obtenir le remboursement des frais erronés.
Les enjeux sont significatifs. En moyenne, les frais de cash management varient entre 0,5% et 1% du chiffre d’affaires d’une entreprise, selon sa taille, son degré d’internationalisation, ses banques et l’historique de ses renégociations avec ses partenaires bancaires. Dans une période propice à la réalisation d’économies – sept directions financières sur dix l’envisagent selon un sondage Redbridge réalisé durant les premiers mois de la crise – la piste des frais bancaires ne peut être écartée.
Quand l’organisation de la trésorerie est décentralisée, les trésoriers en central ne veulent plus dépendre du reporting de leurs filiales sur la facture de cash management, sans avoir la possibilité de vérifier par eux-mêmes. La ligne « frais de cash management » devient trop facilement un poste comptable fourre-tout.
Dans une configuration post-acquisition, la vérification des frais bancaires permet d’avoir un aperçu rapide de la consommation de services de cash management d’une nouvelle cible, de voir si les conditions bancaires sont en ligne avec celles du groupe et d’envisager une action rapide pour harmoniser les pratiques et les conditions bancaires.
Un autre motif peut être la volonté de nettoyer / rationnaliser le nombre de ses comptes et de ses banques, de manière à identifier les banques préférées du groupe, à privilégier dans le cadre d’une ouverture de nouveaux comptes ou la fourniture de side-business additionnel. Seul un outil de suivi automatisé des frais bancaires permet, en quelques clics, de mener ce travail d’identification.
D’expérience, les entreprises qui utilisent la plate-forme HawkeyeBSB développée par Redbridge découvrent qu’en moyenne 10 % de leurs comptes n’enregistrent jamais aucune transaction.
– Quels sont les gains liés à l’automatisation des opérations de contrôle des frais bancaires ?
– D’une manière générale, les trésoriers qui contrôlent leurs frais bancaires à la main se concentrent sur les postes les plus importants et ont rarement le temps de pousser l’analyse au-delà. Automatiser cette tâche confère une plus grande fiabilité au travail réalisé et apporte un niveau d’analyse supérieur. Par exemple, il devient possible de comparer le prix d’un même service entre ses différentes banques. Toujours en un clic, le trésorier central peut visualiser quelles sont ses filiales les plus consommatrices de services de cash management. Il peut aussi identifier des services qu’il ne pensait pas utiliser. J’ai à l’esprit le cas d’un client qui n’avait pas conscience de l’importance des frais liés au lockboxes, utilisées pour ses encaissements de chèques aux Etats-Unis. A la suite de la mise en place de notre outil de suivi des frais HawkeyeBSB, il a rapidement engagé une négociation avec ses banques sur ce service.
En résumé, adopter un outil pour vérifier ses frais bancaires permet de gagner de l’argent, du temps (même si ce point est relatif dans la mesure où la vérification n’est pas toujours menée avant la mise en place de l’outil), et apporte de la profondeur à analyse.
– Dans quelle mesure analyser en détail ses frais de cash management change ses relations avec ses banques de flux ?
– Les trésoriers qui analysent régulièrement leurs frais de cash management gagnent en autonomie par rapport à leurs banques. Lorsqu’une trésorerie met en place un contrôle automatisé, elle est alertée immédiatement des écarts de prix sur les services négociés dans le cadre de son appel d’offres. Elle est donc plus réactive pour alerter sa banque, sachant que, par expérience, une banque corrige plus facilement une erreur de facturation dans le mois qui suit la conclusion d’un RFP. Le contrôle permet de responsabiliser chacune des parties prenantes à l’appel d’offres.
Le contrôle permet aussi de regarder comment la consommation de services de cash management évolue. Certaines prestations ou moyens de paiements deviennent, au fil du temps, prépondérants alors qu’ils n’étaient pas forcément au cœur des négociations menées plusieurs années auparavant avec le partenaire bancaire. Le suivi régulier de cette consommation de services indique le bon moment pour relancer une négociation avec ses banques.
– Quels sont les éléments de réussite d’une négociation des frais de cash management ?
– Une négociation réussie avec ses banques de cash management repose sur plusieurs éléments. Il faut d’abord bien connaître les services dont la trésorerie a besoin, ceux qu’elle consomme et ceux qui lui sont facturés. Recenser les volumes permet de déterminer les enjeux de la négociation à venir. Recenser les prix pratiqués sur chaque service par ses différentes banques permet ensuite d’établir un référentiel pertinent qui facilitera la comparaison des offres transmises. Enfin, il est utile de recenser l’ensemble des services facturés par chaque banque en annexe d’une prestation et qui ne sont pas toujours négociés dans le cadre d’un RFP. Un outil de suivi des frais de cash management permet tout cela et prépare la réussite de la négociation avec vos partenaires bancaires !
– Quels sont les critères de choix d’un outil de suivi des frais bancaires ?
– Depuis quelques années, plusieurs éditeurs de trésorerie ont développé des modules de suivi des frais bancaires, qui présentent un état des dépenses de l’entreprise aux services de cash management. La capacité de ces outils à fournir une analyse approfondie dépend des connaissances sur la manière dont chaque banque nomme et facture un service donné. Cette présentation d’un service peut différer au sein d’un même groupe bancaire, selon les géographie. Déchiffrer des relevés de frais bancaires demande une grande expertise.
Les frais bancaires constituent l’ADN de Redbridge., qui a lancé il y a cinq ans Redbridge Analytics pour proposer une suite d’outils cohérente améliorant la performance de la trésorerie. Cette plate-forme concentre toute l’expertise de Redbridge : mise à jour des codes de facturation des banques (AFP Global Codes), vérification par une équipe d’experts de la nomenclature pour chaque service facturé, etc. L’objectif est de garantir à chaque utilisateur de notre outil HawkeyeBSB que les informations présentées dans son interface sont cohérentes, afin de pouvoir mener facilement des comparaisons entre les différents partenaires bancaires, les différents services, les différentes géographies. Par ailleurs, notre outil dédié est accessible en mode SaaS et est par conséquent facilement partageable avec d’autres services de l’entreprise. C’est également un outil extrêmement flexible en termes de formats de fichiers acceptés pour les relevés de frais bancaires (PDF, excel, EDI, BSB, Camt.086, etc.).