Etablir le véritable coût des paiements

Il existe aujourd’hui de nombreux moyens de paiement à la disposition des consommateurs et des entreprises, du chèque traditionnel aux virements de toute forme, sans oublier les différents dispositifs de prélèvements. Si chaque mode de paiement a ses avantages, il supporte également des coûts qu’il convient de déterminer avec précision pour juger de l’utilité de chaque service.

David Deranek, directeur des opérations de trésorerie au sein de la mutuelle de santé Health Care Service Corporation (HCSC), explique s’appuyer à la fois sur un logiciel de suivi des frais bancaires, sur son système de gestion de trésorerie et sur ce qu’il nomme une « base tierce » pour déterminer le véritable coût de chaque mode de paiement. « Nous y consacrons vraiment beaucoup d’efforts », explique-t-il, avant d’indiquer qu’il cherche à moderniser la manière de suivre ses coûts, parce qu’il est impossible de traiter cette tâche manuellement. « C’est tout bonnement trop de travail ! », fait-il valoir.

Une enquête menée par l’Association for Financial Professionals (AFP) montre que la plupart des entreprises s’estiment au courant du coût de chaque moyen de paiement. Par exemple, 40 % des répondants à l’enquête déclaraient être ‘conscients’ des coûts des chèques, et 45 % s’estimaient même ‘extrêmement conscients’ de ces coûts. Il y a donc un degré élevé de sensibilisation à ce sujet coût au sein des entreprises. Mais comment parviennent-elles à déterminer efficacement ces coûts ?

Etablir un modèle pour déterminer les coûts des paiements

Bridget Meyer, Senior Director chez Redbridge, donne quelques conseils sur la manière dont les entreprises peuvent calculer le coût réel des différents modes de paiement. L’étape initiale consiste à isoler tous les frais liés à chaque moyen de paiement, y compris ceux qui sont logés dans d’autres postes ou d’autres familles de produits.

« Le premier obstacle à tout projet visant à améliorer la connaissance des coûts des moyens de paiement réside dans l’accessibilité des données », explique Bridget Meyer. « Il faut déterminer si vous souhaitez mener l’analyse pour une seule banque ou pour l’ensemble des banques, ce qui n’est pas aussi simple que de consulter un relevé de frais au format PDF ».

Ces relevés de frais peuvent d’ailleurs manquer de transparence. « Les banques peuvent ajouter des frais supplémentaires dans la section des frais généraux. A chacun de décider du degré de précision à donner à son modèle pour déterminer les coûts de chaque moyen de paiement. »

Après avoir collecté les données, il faut retirer tous les frais de mise en place, facturés une seule fois. Pour Bridget Meyer, cette approche de l’analyse des coûts s’apparente à un « puzzle », car elle implique d’assembler différentes pièces. « Allons-nous conserver tous les frais fixes, les exceptions, les rapports, etc ? Ou bien allons-nous les supprimer pour nous concentrer uniquement sur les frais de traitement de base ? La décision est structurante. » Après avoir franchie cette étape, il convient de séparer les paiements et les encaissements. « Cela peut sembler évident, mais ce n’est pas si simple », dit Bridget Meyer.

Une fois le modèle établi et les données collectées, vient le moment de passer au diviseur pour établir le coût unitaire de chaque moyen de paiement. « Il ne sert à rien de prendre des postes isolés sur un relevé de frais et d’additionner les volumes. » Il faut isoler les seuils spécifiques à chaque poste de service pour éviter les doublons.

Une ligne de service ne raconte pas d’ailleurs toute l’histoire. Il est très important d’inclure d’autres postes comme les frais annexes, les frais de couverture contre la fraude et les frais de maintenance, par exemple. Selon Bridget Meyer, une autre question clé est la suivante : « Si je devais passer complètement sur des paiement en temps réel demain, quels services disparaîtraient ? » Tous les services qui ne disparaîtraient pas devraient être conservés par le modèle.

L’utilité des codes AFP

Les codes AFP permettent aux entreprises de trier les données par type de service afin de pouvoir identifier facilement les différents frais figurant sur les relevés. Chaque produit correspond à une famille désignée par une structure de code service L’attribution des bons codes AFP permet de filtrer facilement les prix et les volumes. Cependant, il est également important de ne pas doublonner les calculs de volumes.

Selon Bridget Meyer, les paiements par batch appartiennent à la famille de services la plus difficile à évaluer correctement. Cela est dû au fait que dans de nombreux cas, les banques ne font pas la différence entre les opérations au débit et au crédit. Il existe également des frais supplémentaires logés dans les frais généraux. Et des frais de service importants peuvent grever significativement les coûts.

Étude de cas sur la détermination du coût des paiements

HCSC présente une étude de cas sur la gestion des frais bancaires. L’entreprise met actuellement en œuvre un projet de modernisation de ses paiements qui implique la normalisation des données. Dans le cadre de ce projet, le département de la trésorerie essaie de créer une nouvelle base pour évaluer à la fois le coût des paiements de l’entreprise et le coût global des frais bancaires.

« Nous savons que notre entreprise est submergée de données et nous devons nous assurer que nous sommes en mesure de les utiliser pour prendre des décisions éclairées afin d’améliorer la rentabilité de notre entreprise », explique David Deranek.

L’avenir est digital

La finalité de l’exercice consiste pour HCSC à mieux comprendre sa structure de services bancaires consommés, et à en évaluer le coût en vue de limiter demain l’usage des paiements non électroniques. Selon l’enquête de l’AFP, environ 73% des entreprises américaines sont actuellement en train de faire passer les paiements B2B effectués par chèques vers des paiements électroniques. Les principales raisons de ce changement sont liées à des questions de lutte contre la fraude, de réduction des coûts et d’efficacité !