Frédéric Capraro, Senior Project Manager pour la trésorerie de RTL Group, présente comment notre solution fintech Redbridge Analytics aide au quotidien son organisation à visualiser, contrôler et réduire ses frais bancaires.

Pouvez-vous nous présenter brièvement RTL Group et sa trésorerie ?

– Frédéric Capraro : RTL Group est un leader dans les domaines de la diffusion, du contenu et du numérique, avec des intérêts dans 68 chaînes de télévision, 10 plateformes de streaming et 31 stations de radio. RTL Group produit également des contenus dans le monde entier et possède des réseaux vidéo numériques. En 2020, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 6 milliards d’euros et un EBITDA ajusté de 850 millions.

Notre organisation de trésorerie est décentralisée. Bien que le cash soit remonté au niveau du groupe à Luxembourg, chaque business unit dispose dans chaque pays de sa propre autonomie et gère ses relations bancaires selon ses besoins, en conformité bien évidemment avec les politiques du groupe. Notre paysage bancaire s’est principalement construit entre 2010 et 2018, lorsque nous avons réalisé des appels d’offres pays par pays pour sélectionner en lien avec nos business units nos partenaires bancaires. De manière historique et pour des raisons liées à notre activité, nous avons une ou plusieurs banques par pays. Nos opérations vont au-delà de l’Europe, puisque nous sommes présents aux Etats-Unis, en Australie et en Asie. En tout, nous avons 12 ou 13 banques de cash management et nous communiquons avec elles à travers SWIFT pour nos paiements et la réception de nos extraits de compte.

Certaines de nos filiales, comme Fremantle, spécialisée dans la production de contenu ont une activité très importante en terme d’ouverture/fermeture de compte du fait que chaque production/saison est indépendante et a une temporalité bien limitée. A noter que Groupe M6, société cotée dans laquelle RTL Group détient une participation de 48 %, a une trésorerie complètement indépendante.

– Qu’est-ce qui a poussé RTL à moderniser le contrôle de ses frais bancaires ?

– Pour chaque trésorier, l’analyse des frais bancaires est une tâche difficile. Les banques utilisent des grilles de tarification différentes et les relevés de frais, généralement envoyés par courrier, plus rarement par voie électronique, font des pages et des pages.

RTL Group a environ 800 comptes bancaires et l’équipe trésorerie ouvre et ferme une centaine de comptes chaque année pour les besoins des productions. Une analyse approfondie des frais bancaires représente un travail énorme pour une équipe comme nous de sept personnes à la trésorerie.

Nous souhaitions améliorer notre visibilité sur les frais bancaires, accéder plus vite aux données pertinentes et automatiser les processus de collecte et d’analyse.

Généralement, après le déploiement d’une nouvelle banque sélectionnée par appel d’offres, nous avions pour habitude de mener des vérifications approfondies sur quelques comptes pris au hasard pour s’assurer que les conditions tarifaires négociées étaient correctement appliquées. Une fois cette étape passée, la vérification était moins stricte et nous partions du principe que la banque était suffisamment organisée pour nous facturer sans erreur.

Nous avons eu quelques doutes sur la capacité des banques à nous facturer correctement lorsque nous avons mené une enquête préalable à un projet d’harmonisation du pricing des banques utilisées dans différents pays. En regardant la structure des frais de cash pooling d’un de nos partenaires, nous nous sommes aperçus que des frais de cash pooling continuaient d’être appliqués sur des comptes sortis du périmètre de notre groupe, suite à la cession d’une quinzaine de société. Cela portait sur des montant de l’ordre de 15 000 euros à 20 000 euros annuels.

– Comment avez-vous connu notre fintech Redbridge Analytics et l’outil de vérification des frais bancaires HawkeyeBSB ?

– J’ai eu l’opportunité de voir une démonstration de l’outil à Eurofinance il y a une paire d’années, et je savais qu’il existait une solution moderne pour contrôler ses frais bancaires. Comparée aux autres solutions sur le marché, Hawkeye BSB avait déjà à l’époque dans sa bibliothèque de nombreux formats de fichier BSB et apparaissait comme une solution d’experts totalement plug-and-play.

– Comment votre vision de votre consommation de service de cash management et de son coût a-t-elle changée ? Qu’est-ce que ce nouveau module Hawkeye vous apporte ?

– Grâce à HawkeyeBSB, nous avons réussi à identifier la double facturation et à arrêter les services qui n’étaient pas nécessaires ou pas utilisés. Ces économies ont permis de couvrir largement les frais de mise en place de l’outil. Nous avons également réussi à harmoniser par pays les prix appliqués à chaque nouveau compte. Cela nous permet encore aujourd’hui de bénéficier des conditions négociées les plus favorables.

En intégrant cette solution fintech, nous avons fait des progrès importants dans la numérisation de nos processus de trésorerie, à commencer par le contrôle des frais bancaires.

– On parle souvent des frais indus et des erreurs de facturation. Dans quelle mesure est-ce une réalité ? Quelles pistes d’économies ont apporté ce projet de modernisation ?

– Nous avons tout d’abord arrêté les services bancaires qui étaient soit facturés en double, soit non utilisés. Le retour sur investissement de la solution a été immédiat.

– Comment s’est déroulée la mise en place de l’outil et comment utilisez-vous HawkeyeBSB au quotidien ?

– Le déploiement de l’outil s’est révélé assez simple. Concrètement, il s’agissait de mettre en place une connexion SFTP avec un échange de fichier encrypté. C’est tout. La plus grande difficulté du projet a été d’obtenir les relevés des frais bancaires auprès des banques. Cela a nécessité de nombreux échanges avec les banques afin de mettre en place une documentation et recevoir ces fichiers via SWIFT. Parfois ce n’est pas gratuit, très souvent, le périmètre n’est pas complet. C’est la partie la plus fastidieuse : obtenir ces fichiers BSB que ce soit Camt.086, EDI ou autre.

Quelle est votre utilisation au quotidien d’HawkeyeBSB ?

– Nous utilisons l’outil uniquement à titre d’information. HawkeyeBSB donne une vision des frais payés avec un niveau de détail que les ERP ne sont pas capables de fournir. C’est un véritable plus comme tout dashboard.

HawkeyeBSB nous aide à mieux comprendre les services bancaires utilisés et nous donne des pistes de réflexion sur comment gérer les paiements. Quand nous voyons que dans certains pays, les frais sont plus élevés, nous réfléchissons à la possibilité d’intégrer ces paiements au périmètre de notre centrale de paiement, en organisant par exemple des paiements pour compte de (on behalf).

Nous avons réalisé nos premières économies après la mise en place du service au mois de mars 2020. A ce stade, nous n’avons encore pas fourni à nos filiales des accès pour qu’elles mènent leur suivi de manière autonome, mais l’outil permet de le faire via la gestion des accès et droits.

Nous menons un suivi tous les trois mois. L’idée n’est pas d’embêter sa banque ou de virer au harcèlement, surtout dans un contexte où d’autres projets de la trésorerie mobilisent déjà fortement les équipes d’implémentation. Nous demandons une rétrocession des frais en cas de double facturation.


Le point de vue de notre experte, Gaelle Parquic, associate director chez Redbridge Analytics

Juste après l’implémentation de l’outil de vérification des frais bancaires HawkeyeBSB, il y a toujours un travail d’analyse à faire pour réaliser des économies. Recevoir l’information et pouvoir l’agréger est une chose, mais il faut également prendre le temps de découvrir ses services bancaires et tous les frais attenants et ainsi faire un « grand nettoyage ». Au début, les utilisateurs ont tendance à se connecter à HawkeyeBSB de manière presque quotidienne. Au fil du temps, lorsque les grands postes de services bancaires sont connus et maitrisés, chacun peut décider en fonction de son organisation de faire un suivi mensuel, trimestriel, voire même semestriel, ce qui n’est pas un problème, dans la mesure où l’outil s’alimente tous les mois indépendamment de toute intervention. 

La grande majorité des banques sont capables de transmettre des relevés de frais dématérialisés. Mais trop souvent, les chargés de compte ne le savent pas. L’information est peu relayée auprès des agences locales, ce qui ralentit le traitement de la demande de mise à disposition de factures dématérialisées. Par ailleurs, les délais pour recevoir le premier fichier BSB sont allongés par la documentation à compléter pour mettre en place le nouveau service, ainsi que le canal de transmission des fichiers. Par exemple, c’est encore le client qui doit lister ses comptes pour actionner le service, alors que la banque a bien évidemment la liste des comptes dans ses systèmes ! Dans un monde idéal, j’espère pas si lointain, les relevés de frais bancaires seront mis à disposition automatiquement à chaque fois que le service est disponible.

Dernier point, est-ce gratuit ? Cela dépend. Les banques françaises facturent les relevés de frais bancaires dématérialisés. Les banques américaines non ou alors à un prix modique, mais elles facturent des frais de transmission. Parfois, les banques oublient de facturer ces frais de BSB, ce qui prouve bien que ce n’est jamais de la mauvaise foi lorsque les banques font des erreurs !


Portrait

Frédéric Capraro est chargé des projets structurants du département trésorerie de RTL Group. Il est le garant de la conformité et des bonnes pratiques, lorsqu’il gère par exemple le Swift Customer Security Program conçu pour minimiser le risque de cyberfraude, ou encore lorsqu’il participe à la mise en œuvre d’une gestion organisée des pouvoirs bancaires pour lutter contre la fraude. Il se consacre désormais au remplacement l’outil de communication bancaire de RTL Group et à la mise en place d’une nouvelle centrale de paiement.

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